Mail Merge merupakan hidangan atau fitur yang sungguh berkhasiat untuk mempermudah kita dalam menciptakan surat, label, amplop, tag nama, dan lainnya dalam jumlah banyak. Sehingga kita tidak perlu memperbaharui suratnya secara satu persatu. Informasi yang diharapkan akan disimpan dalam bentuk list, database, atau spreadsheet.
Cara Membuat Mail Merge di Word
Mail merge ini mampu dikombinasikan dengan data Anda yang ada di Excel. Lalu, bagaimana cara dan proses pembuatannya? Langsung saja, silakan simak langkah-langkahnya berikut ini.
1. Pertama, silakan Anda buka aplikasi Microsoft Word di PC atau laptop Anda.
2. Lalu, silakan Anda klik Mailings yang berada di tab sajian bab atas. Seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini.
3. Lalu, silakan Anda klik tanda panah yang ada di menu Start Mail Merge. Seperti pada gambar di bawah ini.
4. Kemudian, silakan Anda pilih Step by step Mail Merge Wizard… Seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini.
5. Lalu, jendela Mail Merge akan muncul di bagian kanan Anda. Silakan Anda pilih dokumen mirip apa yang ingin Anda buat, apakah Letter, Email, Envelopes, atau yang yang lain. Sebagai acuan, artikel ini akan memilih Letters. Jika sudah dipilih, silakan Anda klik Next: Starting Document. Seperti pada gambar di bawah ini.
6. Lalu, silakan Anda pilih Use the current document. Kemudian, silakan klik Next: Select recipients. Seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini.
7. Lalu, silakan Anda pilih recipients yang Anda kehendaki, bila Anda sudah memiliki file excel yang berisi list Anda mampu menentukan Use an existing list, lalu klik Browse. Seperti pada gambar di bawah ini.
8. Kemudian, silakan Anda pilih file excel tersebut dan silakan klik Open. Seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini.
9. Namun, bila Anda belum memiliki file excel yang berisikan list, Anda bisa menjadikannya secara pribadi lewat mail merge ini. Caranya silakan Anda pilih Type a new list, lalu klik Create. Seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini.
10. Kemudian, silakan Anda masukkan data penerima surat atau undangan sesuai dengan cita-cita Anda pada kolom yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini.
11. Lalu, untuk menambahkan list atau data silakan Anda klik New Entry. Seperti pada gambar di bawah ini.
Anda juga bisa meniadakan data akseptor ajakan dengan mengklik Delete Entry. Sedangkan tombol Customize Columns untuk mengontrol kolom yang mau ditampilkan.
12. Jika telah akhir memasukkan data, silakan Anda klik Ok. Seperti pada gambar di bawah ini.
13. Kemudian, Anda diminta untuk menyimpan data yang telah Anda buat tadi. Silakan Anda simpan sesuai dengan lokasi dan nama file yang Anda harapkan, kemudian silakan klik Save. Seperti pada gambar di bawah ini.
14. Kemudian, bila ada daftar seruan yang tak ingin Anda undang, Anda mampu menetralisir tanda ceklis pada kolomnya. Jika telah final, silakan klik Ok. Seperti pada gambar di bawah ini.
15. Lalu, berikutnya Anda akan memasukkan data akseptor seruan tadi ke dalam dokumen. Silakan Anda klik Insert Merge Field. Seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini.
16. Kemudian, silakan Anda pilih Field apa saja yang ingin Anda masukkan, field ini mengacu pada nama kolom dimana ketika Anda memasukkan data tadi.
17. Nah, tampilannya kurang lebih akan mirip acuan gambar di bawah ini.
18. Selanjutnya, silakan Anda klik Next: Write your letter. Seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini.
19. Kemudian, silakan Anda klik Next: Preview your letters. Lalu, kalau pada langkah sebelumnya ialah langkah menentukan field tidak Anda lakukan, Anda bisa menentukan Address Block untuk menampilkan format alamat secara langsung.
11. Nah, kalau Anda menentukan Address Block, maka akan muncul jendela seperti di bawah ini. Anda bisa menentukan style sesuai selera Anda. Lalu, klik Ok. Namun, bila Anda lebih suka memasukkan field secara manual, maka langkah ini abaikan saja.
12. Kemudian, untuk menyaksikan bagaimana tampilannya jikalau sudah memakai nama dan lain-lainnya, silakan Anda klik Preview results untuk melihat bagaimana bentuk alhasil. Seperti pada gambar di bawah ini.
13. Lalu, silakan Anda klik Next: Complete the merge.
14. Kemudian, kalau sudah tidak ada lagi yang disunting, silakan Anda klik Print.
15. Jika Anda ingin mencetak semua record, silakan pilh All. Jika Anda cuma ingin mencetak data yang sedang ditampilkan, silakan klik Current Record. Dan bila Anda ingin mencetak beberapa record saja, silakan Anda klik From … To… yang mana diisi dengan nomor record yang akan dicetak. Lalu, silakan klik Ok.
16. Selesai. Silakan Anda klik Ok untuk mulai mencetak.
Sekian postingan kali ini yang membicarakan wacana bagaimana caranya menciptakan Mail Merge di Microsoft Word. Semoga postingan ini mampu menolong dan berguna bagi Anda. Terimakasih 🙂
Sumber harus di isi